Tout d’abord, quel que soit votre évènement choisir le lieu est une phase de l’organisation. En effet, il est donc impératif d’adapter le lieu à l’événement pour qu’il soit mémorable. Ainsi, choisir un lieu adapté demande dans un premier temps, un minimum de réflexion. Finalement, une réflexion très mûre sur le contenu de l’événement, ses objectifs, la qualité des participants est importante. Afin d’anticiper tous les détails pour un événement parfait.
En outre, vous devez savoir quelles valeurs vous souhaitez mettre en avant à travers cette activité. Finalement, ces questions doivent être posées en amont pour assurer la fidélité à l’image de l’événement.
Les critères de choix pour choisir le lieu
Par ailleurs, lors de l’organisation de votre évènement choisir le lieu peut être difficile avec la large sélection de lieux possibles.
Ainsi, il est indispensables de définir le contenu et l’objectif de votre évènement. En effet, cela va vous permettre de choisir le lieu approprié.
Néanmoins, d’autres éléments sont également à prendre en compte.
Enfin, si votre séminaire dure sur plusieurs jours, vous devez inclure sa capacité dans le choix du lieu de votre séminaire. En effet, il doit pouvoir héberger de nuit, ou être situé à proximité des hébergements et des restaurants. Par conséquent, dans ce cas, un hôtel ou une chambre d’hôtes est préférable.
De plus, connaître le nombre de participants est un élément essentiel. En effet, c’est l’un des critères déterminants quant au choix du lieu. Ainsi, trouver un lieu offrant suffisamment d’espaces pour circuler. En effet, c’est un élément primordial.
Toutefois votre budget limite évidemment les possibilités qui s’offrent à vous. En outre, pour établir un budget précis pour la location d’un lieu événementiel, vous devrez prendre en compte tous les coûts associés. Enfin, faites quelques devis pour comparer les offres. En effet, c’est important !
De plus, la situation du site sera déterminée en amont. En effet, vous devrez penser à l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, à l’accès aux transports, à l’emplacement par rapport aux équipements et centres d’activités sélectionnés, etc. De plus, vous pouvez également choisir d’organiser votre événement à proximité du centre-ville ou au cœur d’un espace naturel unique pour profitez du calme. Finalement, chaque capacité offre de multiples avantages.
Les points de vigilance
Ensuite, vous devrez aussi envisager de créer une liste de diverses questions auxquelles l’organisation doit répondre. Afin de choisir parmi les lieux, vous aurez besoin d’avoir des informations sur les installations disponibles sur le site.
- L'établissement est-il équipé de WiFi, tableau, rétroprojecteur, prises...?
- La capacité d'accueil est-elle suffisante ?
- Quelles sont les capacités de stockage, de livraison ?
- Y a-t-il un accès PMR ?